document logiciel CHRS

Types de traitementsDossier multifacettes

Présence de documents
Utilisation de cases à cocher pour marquer la présence de pièces précises (livret de famille, carte vitale etc.).
Planification du document
Vous déclarez un document à faire ou à obtenir en fixant une date butoir (par ex. un rapport ou un courrier). Cette date sera reprise dans les agendas appropriés.
Enregistrement du document
Scanné ou réalisé directement au format électronique, vous pouvez déposer tout type de fichier en pièce jointe (projets, notifications etc.).
Générateur d'états
Vous générez automatiquement un formulaire PDF éditable au contenu prédéfini (par ex. attestation de domiciliation). Le fichier se remplit automatiquement avec les données de l'usager concerné.

Comptes-rendus et piéces jointesHébergement et réinsertion

Avec Variation, vous déclarez voire archivez tous les comptes-rendus et pièces jointes relatifs à vos usagers (bilan, dossier RSA, demande de couverture santé etc.). Selon les droits d’accès, ces informations seront consultables sur diverses listes par vos collègues.

dossier usager
Principe de fonctionnement
Les documents sont classés selon une nomenclature précise et spécialement adaptée à votre service: par thématique (par ex. « Citoyenneté et droits de séjour ») puis par type (par ex. « Demande d'asile »). Vous pouvez déclarer un document à faire (par ex. échéance de rapport) puis compléter l’information une fois le document établi. Si nécessaire, vous pouvez archiver le fichier électronique sur le serveur ou vous limiter à la déclaration de son existence (par ex. pour une autorisation).
dossier usager
Exemple
Un usager est pris en charge par une équipe psycho-éducative. Le chef de service signale un bilan à remettre en le planifiant dans l’agenda de l’usager. L’éducateur référent, voit le document à préparer apparaitre dans l’agenda de l’usager. Une fois le rapport fini et validé, la secrétaire ouvre à nouveau le document, change son statut en « existant » et archive le fichier PDF réalisé dans le dossier de l’usager. Ce nouveau fichier sera consultable par tous les utilisateurs autorisés.

document CHRS

Recommendations

L'accès informatique aux documents présente un risque d'impression abusive des documents, notamment par les intervenants. Il est recommandé de favoriser l'utilisation de PDF non imprimable.